Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę – błędy, które kosztują najwięcej

Trzy tryby rozstania z pracownikiem

Zanim przejdziemy do szczegółów, warto uporządkować pojęcia, bo w praktyce bywają mylone, a każdy tryb rządzi się innymi zasadami:

• rozwiązanie umowy za porozumieniem stron – obie strony ustalają warunki i datę zakończenia współpracy,
• rozwiązanie za wypowiedzeniem – jednostronne oświadczenie z zachowaniem okresu wypowiedzenia, i temu poświęcony jest ten artykuł,
• rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 Kodeksu pracy), czyli tzw. zwolnienie dyscyplinarne – tryb wyjątkowy, o innych przesłankach i terminach.

Wybór niewłaściwego trybu to jeden z poważniejszych błędów. Sięganie po zwolnienie dyscyplinarne tam, gdzie nie ma do tego podstaw i należało zastosować zwykłe wypowiedzenie, znacząco zwiększa ryzyko zakwestionowania decyzji przed sądem.

Przyczyna wypowiedzenia – tu przegrywa się najwięcej spraw

Zgodnie z art. 30 § 4 Kodeksu pracy, w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy trzeba wskazać przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy. Ten wymóg bywa spełniany pozornie i stąd bierze się większość problemów.

Istotna zmiana: do 25 kwietnia 2023 r. obowiązek uzasadnienia wypowiedzenia dotyczył wyłącznie umów na czas nieokreślony. Od 26 kwietnia 2023 r., wraz z wdrożeniem unijnych dyrektyw, przyczynę trzeba podawać także przy wypowiadaniu umów o pracę na czas określony. Konsekwencją tej zmiany jest również to, że pracownik zatrudniony na czas określony może dziś (tak samo jak ten zatrudniony na umowę na czas nieokreślony) kwestionować wypowiedzenie i domagać się przywrócenia do pracy albo odszkodowania, a nie, jak wcześniej, wyłącznie odszkodowania.

Wypowiedzenie powinno wskazywać przyczynę konkretną i rzeczywistą oraz wyjaśniać, dlaczego uzasadnia ona rozwiązanie umowy. W praktyce oznacza to, że pracownik po przeczytaniu dokumentu ma wiedzieć, co konkretnie legło u podstaw decyzji, a pracodawca musi być w stanie tę okoliczność wykazać.

Ogólnik kontra konkret

Sformułowania takie jak „utrata zaufania", „niewłaściwe wykonywanie obowiązków" czy „reorganizacja" same w sobie niczego nie wyjaśniają. Dopiero powiązanie ich z faktami czyni przyczynę weryfikowalną:

• „utrata zaufania" – trzeba wskazać zdarzenie, które ją spowodowało, wraz z datą i opisem,
• „niewłaściwe wykonywanie obowiązków" – trzeba wskazać konkretne, powtarzalne uchybienia oraz okres, którego dotyczą,
• „reorganizacja" – trzeba wskazać, na czym polega zmiana struktury organizacyjnej oraz w jaki sposób prowadzi ona do rezygnacji z zatrudnienia pracownika na dotychczasowym stanowisku.

Procedura krok po kroku

Nawet przy dobrze opisanej przyczynie wypowiedzenie może zostać podważone z powodów czysto proceduralnych. Cztery elementy, których pracodawca powinien pilnować przygotowując wypowiedzenie umowy o pracę:

• Forma pisemna. Oświadczenie o wypowiedzeniu składa się na piśmie (art. 30 § 3 Kodeksu pracy). Dokument podpisuje pracodawca albo osoba przez niego upoważniona do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy – warto sprawdzić zakres pełnomocnictwa, aby uniknąć sytuacji, w której wypowiedzenie podpisze osoba do tego nieuprawniona.
• Pouczenie o prawie do wniesienia odwołania. Zgodnie z art. 30 § 5 Kodeksu pracy, dokument musi zawierać pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy.
• Konsultacja związkowa. Jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, o zamiarze wypowiedzenia trzeba ją zawiadomić, podając przyczynę (art. 38 Kodeksu pracy). Organizacja ma 5 dni na zgłoszenie umotywowanych zastrzeżeń. Po rozpatrzeniu jej stanowiska albo po bezskutecznym upływie terminu decyzję podejmuje pracodawca. Od 26 kwietnia 2023 r. obowiązek konsultacji dotyczy również umów na czas określony. W praktyce, gdy u pracodawcy działa jedna lub kilka organizacji związkowych, przed wypowiedzeniem występuje się do nich pisemnie o informację, czy dany pracownik korzysta z ich ochrony.
• Doręczenie. Kluczowe jest, aby pracownik miał realną możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia, i aby dało się to później wykazać. Od dnia doręczenia biegnie termin na odwołanie.

Jak skutecznie doręczyć wypowiedzenie

Doręczenie wypowiedzenia bywa traktowane jako formalność, a w praktyce potrafi zaważyć na całej sprawie – to od niego liczy się termin na odwołanie i to ono bywa kwestionowane w pierwszej kolejności. Kodeks pracy nie reguluje tej kwestii samodzielnie, dlatego stosuje się tu art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy: oświadczenie woli uznaje się za skutecznie złożone z chwilą, gdy doszło do adresata w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią.

W praktyce doręczenie wypowiedzenia następuje w jeden z trzech sposobów:

• Wręczenie osobiste. Nie jest konieczne, aby pracownik pismo faktycznie przeczytał ani podpisał jego odbiór – wystarczy, że miał taką możliwość. Odmowa przyjęcia dokumentu wręczanego w obecności świadków nie niweczy skuteczności wypowiedzenia. W takiej sytuacji sporządza się notatkę z odmowy.
• Wysyłka pocztą. Sąd Najwyższy wskazał, że jeżeli pracownik, mając realną możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia, z własnej woli celowo nie podejmuje przesyłki, należy uznać, iż zostało mu ono skutecznie złożone, ale samo otrzymanie awiza nie jest równoznaczne z dojściem oświadczenia do adresata w taki sposób, że mógł się z nim zapoznać (wyrok SN z 12 lipca 2023 r., II PSKP 112/21).
• Poczta elektroniczna i SMS. Sąd Najwyższy dopuścił możliwość złożenia oświadczenia w postaci elektronicznej, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wobec pracowników, którzy na co dzień posługują się komunikacją elektroniczną na sprzęcie dostarczonym przez pracodawcę. Wobec pozostałych pracowników konieczna jest zwykła forma pisemna. SMS bez takiego podpisu wymogu formy pisemnej nie spełnia (wyrok SN z 11 kwietnia 2024 r., II PSKP 86/22).

Dlatego tam, gdzie to możliwe, bezpieczniejsze jest wręczenie dokumentu osobiście, przy świadkach, niż liczenie na to, że przesyłka zostanie odebrana.

Okresy wypowiedzenia

Okres wypowiedzenia umowy zawartej na czas określony i nieokreślony zależy od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy (art. 36 Kodeksu pracy):

Do stażu pracy wlicza się okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli doszło do przejścia zakładu pracy na nowego pracodawcę, a także w innych przypadkach następstwa prawnego. Przy stanowiskach związanych z odpowiedzialnością materialną za powierzone mienie strony mogą umownie wydłużyć dwa pierwsze okresy.

Okresy ochronne – kiedy wypowiedzenie jest niedopuszczalne

Naruszenie okresu ochronnego czyni wypowiedzenie wadliwym niezależnie od tego, jak dobrze uzasadniono przyczynę. Ochrona obejmuje przede wszystkim trzy przypadki:

• Urlop i usprawiedliwiona nieobecność (art. 41 Kodeksu pracy). Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy w czasie urlopu pracownika ani w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności, na przykład zwolnienia lekarskiego, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.
• Ciąża i urlop macierzyński (art. 177 Kodeksu pracy). Ochrona obejmuje okres ciąży oraz urlopu macierzyńskiego, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach.
• Wiek przedemerytalny (art. 39 Kodeksu pracy). Nie można wypowiedzieć umowy pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia mu uzyskanie prawa do emerytury wraz z osiągnięciem tego wieku.

Warto zwrócić uwagę na końcową część art. 41 Kodeksu pracy, o której w praktyce łatwo zapomnieć. Ochrona w czasie usprawiedliwionej nieobecności nie trwa bezterminowo – obowiązuje dopóty, dopóki nie upłynął okres uprawniający pracodawcę do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Chodzi o okresy z art. 53 Kodeksu pracy, czyli o sytuację długotrwałej niezdolności do pracy wywołanej chorobą. Ustalenie, czy i kiedy taki moment nastąpił, wymaga policzenia okresu nieobecności oraz stażu pracy pracownika, dlatego zawsze należy to weryfikować na podstawie dokumentacji pracowniczej.

Ochrona ta nie ma charakteru bezwzględnego. Wyjątki dotyczą wypowiedzenia zmieniającego (art. 43 Kodeksu pracy) oraz ogłoszenia upadłości i likwidacji pracodawcy, kiedy to nie stosuje się ani ochrony przedemerytalnej, ani zakazu z art. 41, ani obowiązku konsultacji związkowej (art. 41¹ Kodeksu pracy). Oba ww. przypadki zostały omówione w dalszej części artykułu.

Dlatego przed wręczeniem dokumentu należy sprawdzić nie tylko jego treść, ale i aktualną sytuację pracownika.

Wypowiedzenie zmieniające – gdy celem nie jest rozstanie

Nie każde wypowiedzenie zmierza do zakończenia współpracy. Jeżeli pracodawca chce zmienić warunki pracy lub płacy, a pracownik nie godzi się na porozumienie, służy do tego wypowiedzenie zmieniające (art. 42 Kodeksu pracy). Stosuje się do niego odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę, a więc również wymóg wskazania przyczyny, zachowania formy pisemnej i przeprowadzenia konsultacji ze związkami zawodowymi.

Odpowiednie stosowanie przepisów o wypowiedzeniu umowy nie oznacza jednak, że mechanizm jest identyczny. Wypowiedzenie warunków umowy o pracę uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki pracy lub płacy. W sytuacji, gdy pracownik ich nie przyjmie, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia. Jeżeli natomiast przed upływem połowy okresu wypowiedzenia pracownik nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia nowych warunków, uważa się, że wyraził na nie zgodę – i tu kryje się częsty błąd, ponieważ pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy lub płacy musi zawierać pouczenie w tej sprawie. W razie braku takiego pouczenia pracownik może złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków aż do końca okresu wypowiedzenia.

Dwie wskazówki z orzecznictwa, istotne z perspektywy pracodawcy. Sąd Najwyższy uznał, że do uprawnień sądu pracy nie należy kontrola zasadności, racjonalności ani konieczności działań organizacyjnych i ekonomicznych pracodawcy – decyzja biznesowa jako taka nie podlega ocenie sądu. Jednocześnie ocena zasadności wypowiedzenia zmieniającego obejmuje także ocenę zaproponowanych pracownikowi nowych warunków, a więc samo istnienie potrzeby zmiany nie przesądza jeszcze, że wypowiedzenie będzie uzasadnione (wyrok SN z 23 lipca 2024 r., II PSKP 30/23).

Odrębna zasada dotyczy pracowników w wieku przedemerytalnym. Mimo ochrony z art. 39 Kodeksu pracy pracodawca może wypowiedzieć im warunki pracy lub płacy, ale wyłącznie w dwóch sytuacjach wskazanych w art. 43 Kodeksu pracy: gdy stało się to konieczne ze względu na wprowadzenie nowych zasad wynagradzania dotyczących ogółu pracowników lub grupy, do której pracownik należy, albo ze względu na stwierdzoną orzeczeniem lekarskim utratę zdolności do wykonywania dotychczasowej pracy albo niezawinioną utratę uprawnień koniecznych do jej wykonywania. Poza tymi przypadkami ochrona tej grupy pracowników pozostaje pełna.

Zwolnienia grupowe, upadłość i likwidacja – tu obowiązują inne zasady

Dotychczasowe uwagi dotyczą wypowiedzenia umowy o pracę dokonywanego wobec pojedynczego pracownika w toku bieżącej działalności pracodawcy. Istnieją jednak sytuacje, w których reguły wyglądają inaczej i przygotowanie wypowiedzenia wyłącznie na podstawie Kodeksu pracy prowadzi do błędu:

• Zwolnienia grupowe. Przy zwolnieniach z przyczyn niedotyczących pracowników, gdy obejmują one określoną liczbę osób w zależności od wielkości zakładu, stosuje się ustawę z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (dalej: ustawa o zwolnieniach grupowych). Wprowadza ona własną procedurę: konsultacje, zawiadomienie urzędu pracy, kryteria doboru pracowników do zwolnienia oraz obowiązek wypłaty odprawy.
• Zwolnienia indywidualne z przyczyn niedotyczących pracownika. Nawet gdy zwalniana jest jedna osoba, ale wyłącznym powodem są przyczyny leżące po stronie pracodawcy, może powstać obowiązek wypłaty odprawy na zasadach wynikających z ustawy o zwolnieniach grupowych.
• Ogłoszenie upadłości lub likwidacja pracodawcy. Kodeks pracy przewiduje tu istotne odstępstwa: nie stosuje się wówczas ani obowiązku konsultacji związkowej, ani ochrony przedemerytalnej, ani zakazu wypowiadania umowy w czasie usprawiedliwionej nieobecności (art. 41¹ Kodeksu pracy). Dopuszczalne jest także skrócenie trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia, z zachowaniem prawa pracownika do odszkodowania za pozostałą część.

Każdy z tych scenariuszy rządzi się własnymi terminami i obowiązkami wobec podmiotów zewnętrznych, dlatego wymaga zaplanowania procesu z wyprzedzeniem, a nie przygotowania pojedynczego dokumentu. Do tych zagadnień wrócimy w osobnych opracowaniach.

Najczęstsze błędy i ich skutki

Jeżeli sąd pracy uzna, że wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub określony jest nieuzasadnione albo narusza przepisy o wypowiadaniu umów, może – stosownie do żądania pracownika – orzec o (art. 45 Kodeksu pracy):

• bezskuteczności wypowiedzenia – jeżeli umowa nie uległa jeszcze rozwiązaniu,
• przywróceniu pracownika do pracy na poprzednich warunkach – jeżeli umowa uległa już rozwiązaniu,
• odszkodowaniu – jako rozstrzygnięciu alternatywnym wobec przywrócenia do pracy.

Odrębnie uregulowana jest umowa o pracę na okres próbny: jeżeli jej wypowiedzenie nastąpiło z naruszeniem przepisów, pracownikowi przysługuje wyłącznie odszkodowanie, bez roszczenia o przywrócenie do pracy (art. 50 § 1 Kodeksu pracy).

Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy, przy czym nie może być niższe od wynagrodzenia za okres wypowiedzenia (art. 47¹ Kodeksu pracy). Pracownik może wnieść odwołanie do sądu pracy w ciągu 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę (art. 264 § 1 Kodeksu pracy).

Co dokładnie bada sąd

Warto wiedzieć, co podlega ocenie sądu pracy w sprawie z odwołania pracownika od wypowiedzenia umowy o pracę, ponieważ to właśnie te elementy decydują o tym, czy wypowiedzenie zostanie uznane za zgodne z prawem i uzasadnione. Art. 45 § 1 Kodeksu pracy wskazuje dwie odrębne wady wypowiedzenia: brak uzasadnienia oraz naruszenie przepisów o wypowiadaniu umów. To dwie niezależne od siebie wady – wystarczy wystąpienie jednej z nich, aby wypowiedzenie zostało skutecznie zakwestionowane. Jak w wyroku z 1 marca 2017 r. (sygn. akt II PK 382/15) podkreślił Sąd Najwyższy, przyczyna wypowiedzenia ma dwojakie znaczenie: jedno w aspekcie zgodności czynności pracodawcy z prawem, drugie w aspekcie jej zasadności. Wypowiedzenie bez wskazania przyczyny albo bez jej skonkretyzowania jest dokonane z naruszeniem prawa, natomiast wypowiedzenie z przyczyną zrozumiałą i weryfikowalną, lecz uznaną następnie za niezasadną, kwalifikuje się jako nieuzasadnione.

Konsekwencje uwzględnienia odwołania przez sąd

Wykonanie wyroku uwzględniającego odwołanie pracownika to dla pracodawcy nie tylko przywrócenie do pracy albo zapłata odszkodowania. Z realizacją wyroku wiążą się dalsze obowiązki, o których pracodawca powinien wiedzieć, zanim wręczy wypowiedzenie:

• Sąd nie jest związany żądaniem przywrócenia do pracy. Może go nie uwzględnić, jeżeli ustali, że przywrócenie do pracy jest niemożliwe lub niecelowe, i zasądzić w to miejsce odszkodowanie (art. 45 § 2 Kodeksu pracy). Sąd Najwyższy wskazał przy tym granice tej oceny: niecelowości nie można wywodzić z samego faktu, że pracownik skorzystał z prawa do sądu, ani opierać jej na tej samej okoliczności, która przesądziła o niezasadności wypowiedzenia (wyrok SN z 29 lipca 2020 r., I PK 20/19).
• Przywrócenie do pracy rodzi po stronie pracodawcy obowiązek zapłaty wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy – co do zasady nie więcej niż za 2 miesiące, a gdy okres wypowiedzenia wynosił 3 miesiące, nie więcej niż za 1 miesiąc (art. 47 Kodeksu pracy). Ograniczenie to nie działa jednak wobec pracownika w wieku przedemerytalnym oraz pracownicy w okresie ciąży lub urlopu macierzyńskiego – tam wynagrodzenie przysługuje za cały czas pozostawania bez pracy, co może znacząco zwiększyć obciążenie finansowe pracodawcy.
• Okres pozostawania bez pracy wlicza się do stażu zatrudnienia: przy przywróceniu do pracy w zakresie, za który przyznano wynagrodzenie, a przy odszkodowaniu w zakresie odpowiadającym okresowi, za który je przyznano (art. 51 Kodeksu pracy). Ma to znaczenie dla przysługujących pracownikowi uprawnień zależnych od stażu pracy, w tym dla późniejszego okresu wypowiedzenia.

Oprócz skutków wynikających wprost z przepisów pracodawca ponosi także obciążenia, których nie sposób z góry wycenić: czas poświęcony na prowadzenie sporu sądowego, obowiązek ponownego zatrudnienia osoby, z którą rozstanie miało być definitywne, oraz wpływ takiej sprawy na postawy pozostałych pracowników.

Zanim wręczysz wypowiedzenie

Każda sprawa wygląda inaczej, a powyższa lista nie zastąpi analizy konkretnego przypadku. Jeżeli planujesz rozstanie z pracownikiem, skonsultuj dokument, zanim trafi do adresata – to moment, w którym najłatwiej ograniczyć ryzyko. Jeżeli spór trafił już do sądu, po stronie pracodawcy prowadzimy sprawę w ramach usługi reprezentacji przed sądem pracy.

Podstawa prawna

Przepisy Kodeksu pracy powołane w artykule:

Orzecznictwo powołane w artykule:

• wyrok Sądu Najwyższego z 1 marca 2017 r., II PK 382/15 – dwojakie znaczenie przyczyny wypowiedzenia: zgodność z prawem i zasadność jako niezależne przesłanki,
• wyrok Sądu Najwyższego z 29 lipca 2020 r., I PK 20/19 – granice oceny niecelowości przywrócenia do pracy,
• wyrok Sądu Najwyższego z 12 lipca 2023 r., II PSKP 112/21 – skuteczne złożenie oświadczenia o rozwiązaniu umowy a nieodebranie przesyłki,
• wyrok Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2024 r., II PSKP 86/22 – postać elektroniczna i SMS jako sposób złożenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy a wymóg formy pisemnej,
• wyrok Sądu Najwyższego z 23 lipca 2024 r., II PSKP 30/23 – zakres oceny zasadności wypowiedzenia zmieniającego oraz granice kontroli decyzji organizacyjnych pracodawcy.

Artykuł ma charakter informacyjny i przedstawia stan prawny na dzień publikacji. Nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie.