Oferta · Dla Biznesu i Instytucji Publicznych

RODO i ochrona danych osobowych

Wdrażamy i utrzymujemy zgodność z RODO w firmach i instytucjach publicznych. RODO to proces ciągły, a nie jednorazowy projekt, dlatego dokumentację trzeba aktualizować wraz ze zmianami w organizacji i przepisach.

W skrócie

Dla kogo: firmy, spółki i instytucje publiczne, które przetwarzają dane osobowe klientów, kontrahentów lub pracowników.

Co robimy: audyt zgodności, dokumentacja RODO (polityki, rejestr czynności przetwarzania, klauzule informacyjne, umowy powierzenia), polityka prywatności, outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych (IOD) oraz wsparcie przy naruszeniach i kontrolach UODO.

Zasięg: Warszawa i cała Polska (zdalnie). Odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego.

Potrzebujesz wsparcia, jeśli:

  • przetwarzasz dane klientów, kontrahentów lub pracowników,
  • nie masz aktualnej dokumentacji RODO,
  • zmieniasz procesy, systemy albo dostawców usług,
  • doszło do naruszenia ochrony danych lub kontroli UODO.

Dla instytucji publicznych

  • Dla organów i podmiotów publicznych powołanie IOD jest obowiązkowe.
  • Oferujemy outsourcing funkcji IOD wraz z prowadzeniem wymaganej dokumentacji ochrony danych i bieżącym kontaktem z organem nadzorczym.
  • Znamy specyfikę urzędów i jednostek sektora finansów publicznych.

Zakres obsługi

Od audytu, przez dokumentację, po stałe pełnienie funkcji IOD.

Audyt zgodności z RODO

Sprawdzamy, jakie dane i w jakim celu przetwarzasz, na jakich podstawach prawnych i gdzie są luki. Wynikiem jest lista konkretnych działań do wdrożenia, uszeregowana według ryzyka.

audyt RODO · zgodność z RODO

Dokumentacja RODO

Polityka ochrony danych, rejestr czynności przetwarzania, klauzule informacyjne, umowy powierzenia przetwarzania oraz polityka prywatności serwisu. Dla e-commerce i marketingu przygotowujemy też regulaminy sklepów internetowych i konkursów, politykę cookies oraz zgody marketingowe. Dokumenty przygotowujemy pod faktyczne procesy w Twojej organizacji, a nie na gotowym wzorcu.

polityka prywatności RODO · rejestr czynności przetwarzania · regulamin sklepu internetowego

Outsourcing funkcji IOD

Pełnimy funkcję Inspektora Ochrony Danych dla firm i instytucji publicznych, dla których powołanie IOD jest obowiązkowe. Zapewniamy bieżące doradztwo, szkolenia i kontakt z organem.

outsourcing IOD · Inspektor Ochrony Danych

Naruszenia i kontrole UODO

Wspieramy przy ocenie naruszenia ochrony danych i zgłoszeniu go do organu nadzorczego w wymaganym terminie, a także w toku kontroli i postępowań przed UODO.

naruszenie ochrony danych · kontrola UODO

Kontrola, incydent albo wdrożenie RODO? Sprawdźmy, na czym naprawdę stoicie.

Umów konsultację 608 382 560

RODO to proces, nie jednorazowy projekt

Wdrożenie RODO nie kończy się na podpisaniu dokumentów. Każda zmiana sposobu przetwarzania danych, nowy dostawca usług, nowy system czy zmiana przepisów wymaga aktualizacji dokumentacji. Najczęstszy problem, jaki spotykamy, to komplet papierów sprzed kilku lat, który nie odpowiada temu, co organizacja faktycznie robi z danymi. Dlatego dokumentację najlepiej utrzymywać na bieżąco – u części klientów robimy to w ramach stałej obsługi prawnej.

Kluczowe obowiązki: firma a instytucja publiczna

Obowiązek Firma Instytucja publiczna
Inspektor Ochrony Danych (IOD)Obowiązkowy w określonych przypadkachObowiązkowy dla organów i podmiotów publicznych
Rejestr czynności przetwarzaniaCo do zasady tak, z wyjątkamiTak
Zgłoszenie naruszenia do UODOCo do zasady w ciągu 72 godzinCo do zasady w ciągu 72 godzin
Aktualizacja dokumentacjiPrzy każdej zmianie procesówPrzy każdej zmianie procesów

Nie masz pewności, czy Twoja dokumentacja odpowiada temu, co realnie dzieje się z danymi w organizacji? Zacznijmy od audytu, a następnie uporządkujemy dokumenty i procesy.

Najczęstsze pytania

Krótkie, konkretne odpowiedzi, szczegóły ustalamy na konsultacji.

Czy RODO wystarczy wdrożyć raz?
Nie. RODO to proces ciągły. Dokumentacja wymaga aktualizacji przy każdej zmianie sposobu przetwarzania danych, nowym dostawcy usług, nowym systemie czy zmianie przepisów. Dokumentacja, która nie odpowiada rzeczywistym procesom, nie chroni organizacji.
Kiedy trzeba powołać Inspektora Ochrony Danych (IOD)?
Powołanie IOD jest obowiązkowe m.in. dla organów i podmiotów publicznych, a także dla podmiotów, których główna działalność polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę albo na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych. W pozostałych przypadkach IOD można powołać dobrowolnie. Oceniamy obowiązek indywidualnie.
Czy funkcję IOD można powierzyć kancelarii?
Tak. Funkcję Inspektora Ochrony Danych można powierzyć podmiotowi zewnętrznemu na podstawie umowy. To rozwiązanie często wybierane przez instytucje publiczne i firmy, które nie chcą tworzyć osobnego stanowiska. Zapewniamy wtedy bieżące doradztwo, szkolenia i kontakt z organem nadzorczym.
Co zrobić w razie naruszenia ochrony danych?
Najpierw trzeba ocenić, czy naruszenie wiąże się z ryzykiem dla praw i wolności osób. Jeśli tak, co do zasady należy zgłosić je organowi nadzorczemu w ciągu 72 godzin, a w niektórych przypadkach także zawiadomić osoby, których dane dotyczą. Pomagamy ocenić sytuację, przygotować zgłoszenie i udokumentować podjęte działania.
Czym jest organ nadzorczy i czym zajmuje się UODO?
Organ nadzorczy to niezależna instytucja czuwająca nad przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych. W Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Do jego zadań należą m.in. rozpatrywanie skarg osób, których dane dotyczą, prowadzenie kontroli i postępowań oraz nakładanie kar za naruszenia. To także organowi nadzorczemu zgłasza się naruszenia ochrony danych. Reprezentujemy firmy i instytucje w kontaktach z UODO.
Czy RODO dotyczy także małych firm?
Tak. RODO nie zwalnia małych podmiotów z obowiązków, choć zakres niektórych z nich bywa węższy. Kontrole i postępowania organu nadzorczego dotyczą zarówno dużych firm, jak i sektora MŚP, dlatego warto uporządkować dokumentację i procesy zawczasu.
Czy sklep internetowy i newsletter podlegają RODO?
Tak. Prowadzenie sklepu internetowego, wysyłka newslettera czy organizacja konkursu wiążą się z przetwarzaniem danych osobowych, więc podlegają RODO. Poza samą zgodnością z RODO trzeba zadbać o regulamin sklepu lub konkursu, politykę prywatności i cookies oraz prawidłowe zgody marketingowe. Przygotowujemy komplet tych dokumentów, spójny z RODO i z zasadami sprzedaży online.
MK

Monika Krasnodębska – radca prawny, założycielka PRAWNA Kancelaria. Specjalizacja: prawo gospodarcze, cywilne i prawo pracy. Reprezentacja przed sądami wszystkich instancji, Sądem Najwyższym oraz sądami administracyjnymi (WSA i NSA).

Potrzebujesz uporządkować RODO?

Umów konsultację, zaczniemy od audytu. Odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego.

Dane kontaktowe

Adres

ul. Szyszkowa 9
05-825 Opypy
Obsługujemy klientów z całej Polski

Napisz do nas